Por: Carolina Cassiano - Gestão de Pessoas do BNZ
Comunicação eficaz em tempos de Home office? Sim, é possível!
Neste momento de pandemia, estamos vivenciando um novo formato de trabalho: o Home office. O cenário é uma oportunidade de aprendizado para tirarmos grandes lições com a experiência do trabalho remoto. Entretanto, é necessário tomar bastante cuidado com a comunicação que não flui naturalmente como presencialmente.
O líder deverá combinar e decidir com o time como será a operação remota. Também será papel dele estar aberto a ouvir as angústias e as dificuldades da equipe com este novo formato de trabalho.
No primeiro momento, também é interessante realizar reuniões breves no início ou final do dia para atualizar a equipe e também amenizar a sensação de isolamento e a falta de contato com os colegas.
Em períodos de Home office, para se ter um maior controle da produtividade, é interessante o líder estipular prazos para a equipe, sejam eles diários ou semanais. Nesse momento de adaptação, é essencial que todos tenham um direcionamento de como devem ser realizadas as suas atividades e os resultados que são esperados.
Para gerar uma maior fluidez na comunicação, o ideal é evitar chamadas telefônicas e optar, sempre que possível, por vídeo chamadas em grupo para as reuniões. O formato de vídeo permite que todos possam conversar o mais próximo do que seria uma conversa pessoal. Sem ver a expressão do outro, pode haver confusão sobre a intenção de alguma fala, gerando ruídos na comunicação e possíveis desentendimentos. Além disso, é uma das formas de manter a equipe mais próxima e gerar trocas que podem ser valiosas no período.
É muito importante que nas reuniões haja um período onde a equipe possa compartilhar sobre as suas dificuldades e a forma como está encarando o período de trabalho remoto. Essa troca pode ser muito útil, pois o compartilhamento destas informações faz com que todos pensem juntos em estratégias e consigam chegar em uma solução de forma mais rápida e fácil, além de que as experiências pessoais podem ajudar os que estão passando por maiores dificuldades.
Manter um canal aberto para a comunicação é a melhor estratégia para aliar confiança, engajamento e resultado. Quando a equipe se sente bem acolhida e direcionada, os gargalos são menores e tudo flui de maneira mais fácil. Lembre-se que neste período em que uma nova realidade de trabalho foi necessária, todos enfrentam o momento de uma maneira diferente e é essencial estar aberto a ouvir e auxiliar a todos.
Por Ingrid Matos - Analista de Recursos Humanos
O líder deverá combinar e decidir com o time como será a operação remota. Também será papel dele estar aberto a ouvir as angústias e as dificuldades da equipe com este novo formato de trabalho.
No primeiro momento, também é interessante realizar reuniões breves no início ou final do dia para atualizar a equipe e também amenizar a sensação de isolamento e a falta de contato com os colegas.
Em períodos de Home office, para se ter um maior controle da produtividade, é interessante o líder estipular prazos para a equipe, sejam eles diários ou semanais. Nesse momento de adaptação, é essencial que todos tenham um direcionamento de como devem ser realizadas as suas atividades e os resultados que são esperados.
Para gerar uma maior fluidez na comunicação, o ideal é evitar chamadas telefônicas e optar, sempre que possível, por vídeo chamadas em grupo para as reuniões. O formato de vídeo permite que todos possam conversar o mais próximo do que seria uma conversa pessoal. Sem ver a expressão do outro, pode haver confusão sobre a intenção de alguma fala, gerando ruídos na comunicação e possíveis desentendimentos. Além disso, é uma das formas de manter a equipe mais próxima e gerar trocas que podem ser valiosas no período.
É muito importante que nas reuniões haja um período onde a equipe possa compartilhar sobre as suas dificuldades e a forma como está encarando o período de trabalho remoto. Essa troca pode ser muito útil, pois o compartilhamento destas informações faz com que todos pensem juntos em estratégias e consigam chegar em uma solução de forma mais rápida e fácil, além de que as experiências pessoais podem ajudar os que estão passando por maiores dificuldades.
Manter um canal aberto para a comunicação é a melhor estratégia para aliar confiança, engajamento e resultado. Quando a equipe se sente bem acolhida e direcionada, os gargalos são menores e tudo flui de maneira mais fácil. Lembre-se que neste período em que uma nova realidade de trabalho foi necessária, todos enfrentam o momento de uma maneira diferente e é essencial estar aberto a ouvir e auxiliar a todos.
Por Ingrid Matos - Analista de Recursos Humanos
A Regulamentação da Participação e Votação a Distância em Reuniões e Assembleias
No dia 15 de abril de 2020, foi publicada a Instrução Normativa nº 79, de 14 de abril de 2020 (“IN DREI Nº 79”) do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (“DREI”), que trata da regulamentação da participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.
A IN DREI Nº 79 permite a realização de reuniões e assembleias de forma semipresencial ou digitalmente, sendo que podem ser semipresenciais quando os sócios puderem participar e votar presencialmente no local físico, mas também permitindo a participação a distância ou podem ser digitais quando forem realizadas 100% a distância, caso em que não haverá a reunião ou assembleia em nenhum local físico.
A participação e votação dos sócios poderá ser realizada através do envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, utilizando sistema eletrônico, sendo que as assembleias e reuniões realizadas nos termos da IN DREI Nº 79 serão consideradas como feitas na sede da sociedade para todos os fins legais. Vale ressaltar que a IN DREI Nº 79 não se aplica para as reuniões e assembleias em que a participação e votação dos sócios seja exclusivamente de forma presencial.
A realização das assembleias e reuniões de forma semipresencial ou virtual devem observar as normas relativas ao tipo societário em questão, bem como o disposto no Contrato Social ou Estatuto Social da sociedade acerca da convocação, instalação e deliberação.
A IN DREI Nº 79 permite ainda que a sociedade contrate terceiros para administrar o processamento das informações nas reuniões ou assembleias feitas de forma semipresencial ou digital, bem como a sua gravação, não eximindo a sociedade da responsabilidade pelo cumprimento do disposto na regulamentação. Todos os documentos relacionados e a gravação do conclave devem ser mantidos arquivados na sociedade pelo prazo em que eventual anulação da reunião ou assembleia em questão possa ser pleiteada.
Para que se considere que o sócio está presente na reunião ou assembleia, ele deve comparecer ou se fazer representado no conclave fisicamente, ter o boletim de voto a distância reconhecido como válido pela sociedade ou deve registrar sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade, pessoalmente ou por meio de um representante.
O sistema eletrônico a ser utilizado pelas sociedades para a realização das assembleias e reuniões deve possibilitar o registro da participação dos sócios, o direito de voto a distância e a gravação integral do conclave, a ser arquivada na sede da sociedade, bem como deve garantir o direito de participação dos sócios e dos administradores, das pessoas autorizadas a participar do conclave e das pessoas cuja a participação seja obrigatória durante toda a assembleia ou reunião, inclusive com a possibilidade de visualização dos documentos apresentados durante o conclave e de recebimento de manifestação escrita dos sócios, observando dessa forma a transparência da reunião ou assembleia.
Ainda, o boletim de voto a distância deve preencher alguns requisitos, sendo os principais: a necessidade de que seja enviado no mesmo dia da publicação da 1ª convocação da reunião ou assembleia; a descrição de todas as matérias do dia; a elaboração em linguagem clara e precisa e em formato de proposta, possibilitando ao sócio que apenas aprove, rejeite ou abstenha-se da matéria; as instruções sobre o envio à sociedade e sobre os documentos para verificação da
identidade dos sócios, bem como as orientações para que o voto seja considerado como válido; e a possibilidade de que seja impresso e preenchido manualmente. O boletim deve ser devolvido à sociedade cinco dias antes da data da assembleia ou reunião, que terá dois dias para comunicar seu recebimento e sobre eventual necessidade de reenvio, retificação ou regularização.
No tocante à formalização das deliberações, a cópia ou certidão da ata da reunião ou assembleia deve observar as normais aplicáveis a cada tipo societário e cada contrato ou estatuto social, ser devidamente registrada na Junta Comercial, informar se a reunião ou assembleia foi feita de forma digital ou semipresencial e ser assinada pelos membros da mesa. Caso a ata não seja feita em documento físico, as assinaturas dos membros da mesa devem ser feitas com certificado digital ou outro meio de comprovação de autoria e integridade, deve possibilitar sua impressão e o presidente ou secretário deve declarar que atendeu todos os requisitos para sua realização.
Considerando as restrições e limitações decorrentes da pandemia de COVID-19, as assembleias e reuniões que já tenham sido convocadas, mas que ainda não tenham sido realizadas, poderão ser feitas de maneira semipresencial ou virtual, desde que todos os sócios estejam presentes ou desde que declarem expressamente sua concordância, nos termos do disposto na IN DREI Nº 79.
Por: Departamento Societário - BNZ Advogados
A IN DREI Nº 79 permite a realização de reuniões e assembleias de forma semipresencial ou digitalmente, sendo que podem ser semipresenciais quando os sócios puderem participar e votar presencialmente no local físico, mas também permitindo a participação a distância ou podem ser digitais quando forem realizadas 100% a distância, caso em que não haverá a reunião ou assembleia em nenhum local físico.
A participação e votação dos sócios poderá ser realizada através do envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, utilizando sistema eletrônico, sendo que as assembleias e reuniões realizadas nos termos da IN DREI Nº 79 serão consideradas como feitas na sede da sociedade para todos os fins legais. Vale ressaltar que a IN DREI Nº 79 não se aplica para as reuniões e assembleias em que a participação e votação dos sócios seja exclusivamente de forma presencial.
A realização das assembleias e reuniões de forma semipresencial ou virtual devem observar as normas relativas ao tipo societário em questão, bem como o disposto no Contrato Social ou Estatuto Social da sociedade acerca da convocação, instalação e deliberação.
A IN DREI Nº 79 permite ainda que a sociedade contrate terceiros para administrar o processamento das informações nas reuniões ou assembleias feitas de forma semipresencial ou digital, bem como a sua gravação, não eximindo a sociedade da responsabilidade pelo cumprimento do disposto na regulamentação. Todos os documentos relacionados e a gravação do conclave devem ser mantidos arquivados na sociedade pelo prazo em que eventual anulação da reunião ou assembleia em questão possa ser pleiteada.
Para que se considere que o sócio está presente na reunião ou assembleia, ele deve comparecer ou se fazer representado no conclave fisicamente, ter o boletim de voto a distância reconhecido como válido pela sociedade ou deve registrar sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade, pessoalmente ou por meio de um representante.
O sistema eletrônico a ser utilizado pelas sociedades para a realização das assembleias e reuniões deve possibilitar o registro da participação dos sócios, o direito de voto a distância e a gravação integral do conclave, a ser arquivada na sede da sociedade, bem como deve garantir o direito de participação dos sócios e dos administradores, das pessoas autorizadas a participar do conclave e das pessoas cuja a participação seja obrigatória durante toda a assembleia ou reunião, inclusive com a possibilidade de visualização dos documentos apresentados durante o conclave e de recebimento de manifestação escrita dos sócios, observando dessa forma a transparência da reunião ou assembleia.
Ainda, o boletim de voto a distância deve preencher alguns requisitos, sendo os principais: a necessidade de que seja enviado no mesmo dia da publicação da 1ª convocação da reunião ou assembleia; a descrição de todas as matérias do dia; a elaboração em linguagem clara e precisa e em formato de proposta, possibilitando ao sócio que apenas aprove, rejeite ou abstenha-se da matéria; as instruções sobre o envio à sociedade e sobre os documentos para verificação da
identidade dos sócios, bem como as orientações para que o voto seja considerado como válido; e a possibilidade de que seja impresso e preenchido manualmente. O boletim deve ser devolvido à sociedade cinco dias antes da data da assembleia ou reunião, que terá dois dias para comunicar seu recebimento e sobre eventual necessidade de reenvio, retificação ou regularização.
No tocante à formalização das deliberações, a cópia ou certidão da ata da reunião ou assembleia deve observar as normais aplicáveis a cada tipo societário e cada contrato ou estatuto social, ser devidamente registrada na Junta Comercial, informar se a reunião ou assembleia foi feita de forma digital ou semipresencial e ser assinada pelos membros da mesa. Caso a ata não seja feita em documento físico, as assinaturas dos membros da mesa devem ser feitas com certificado digital ou outro meio de comprovação de autoria e integridade, deve possibilitar sua impressão e o presidente ou secretário deve declarar que atendeu todos os requisitos para sua realização.
Considerando as restrições e limitações decorrentes da pandemia de COVID-19, as assembleias e reuniões que já tenham sido convocadas, mas que ainda não tenham sido realizadas, poderão ser feitas de maneira semipresencial ou virtual, desde que todos os sócios estejam presentes ou desde que declarem expressamente sua concordância, nos termos do disposto na IN DREI Nº 79.
Por: Departamento Societário - BNZ Advogados
Obrigatoriedade de Cadastramento de Empresas para Recebimento de Intimações e Citações por Meio Eletrônico
O CNJ vem estimulando a informatização dos processos, conforme disposto na Lei 11.419/2006 e na Resolução CNJ nº 185 de 2013. Ante o isolamento social causado pela Pandemia de COVID-19, essas medidas vem sendo implementadas com maior ênfase.
Nesse contexto, alguns Tribunais do país têm determinado o cadastro de empresas públicas e privadas em suas plataformas, com exceção das microempresas e das empresas de pequeno porte, visando cumprir o comando do § 1º, do art. 246, do Código de Processo Civil, para realização das citações e intimações por meio eletrônico.
Importante registrar que, após efetuado o cadastramento, os representantes da empresa deverão manter o acompanhamento contínuo ao sistema, tendo em vista que receberão as citações/intimações por meio eletrônico, dispensando-se o envio de Carta de Citação ou publicação no Diário Oficial. Portanto, incumbirá aos responsáveis pelo cadastro promoverem a consulta do teor das intimações no prazo de 10 dias corridos das datas de seus envios, sob pena de que estas sejam consideradas como automaticamente realizadas no término do prazo, conforme disciplinado no § 3º, do art. 5º da Lei 11.419/2006, o que ocasionaria o início do prazo processual para apresentação de eventual defesa ou recurso. Eventual inercia no tratamento e encaminhamento ao escritório responsável poderá causar a preclusão de prazos.
Abaixo, seguem informações do TJRJ e do TJDFT em relação ao cadastramento das empresas para recebimento de citações/intimações na forma eletrônica:
TJRJ – Tribunal de Justiça do Rio de Janeiro:
Nos links abaixo pode ser realizado o cadastro da pessoa jurídica, sendo necessário preencher CNPJ, razão social, e-mail, endereço, dados do representante que ficará vinculado no sistema, assim como o envio de documentos de representação da pessoa jurídica.
1. Link de Cadastro: https://www3.tjrj.jus.br/SISTCADPJ/faces/index.jsp;
2. Manual para Cadastro: http://www.tjrj.jus.br/documents/10136/3372603/cadastro-pessoa-juridica.pdf;
3. Manuais sobre a utilização do sistema: http://portaltj.tjrj.jus.br/web/guest/intrav2/manuais/manuais/manuais-e-videos-do-processo-eletronico/portal-de-servicos
TJDFT – Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios:
Toda a documentação deverá ser encaminhada para o e-mail cadastro.empresa@tjdft.jus.br. O cadastro é regulamentado pela Portaria GC 160, de 11 de outubro de 2017, alterada pela Portaria GC 140, de 17 de setembro de 2018, considerando o disposto nos §§ 1º e 2º, do art. 246, da Lei 13.105/2015, bem como o contido no PA 18613/2016. As pessoas jurídicas interessadas em aderir ao sistema PJe deverão realizar o download do Termo de Adesão e do Formulário de Acesso ao PJe e fornecer os seguintes dados e documentos:
1. Atos constitutivos da sociedade, com a documentação comprobatória (cópias autenticadas);
2. Nome, Registro Geral – RG e Cadastro de Pessoas Físicas – CPF do gestor, do gestor assistente e dos usuários assistentes, em quantidade que atenda às necessidades da empresa.
3. Procuração específica para o Gestor, Gestor Assistente e Usuários assistentes.
4. Termo de Adesão em anexo (com firma reconhecida);
5. Link com informações: https://www.tjdft.jus.br/pje/cadastro-empresas-pje
O BNZ está à disposição para dirimir eventuais dúvidas e/ou auxiliar no cadastro, caso seja necessário.
Por: Igor Pereira - Controladoria Jurídica
Nesse contexto, alguns Tribunais do país têm determinado o cadastro de empresas públicas e privadas em suas plataformas, com exceção das microempresas e das empresas de pequeno porte, visando cumprir o comando do § 1º, do art. 246, do Código de Processo Civil, para realização das citações e intimações por meio eletrônico.
Importante registrar que, após efetuado o cadastramento, os representantes da empresa deverão manter o acompanhamento contínuo ao sistema, tendo em vista que receberão as citações/intimações por meio eletrônico, dispensando-se o envio de Carta de Citação ou publicação no Diário Oficial. Portanto, incumbirá aos responsáveis pelo cadastro promoverem a consulta do teor das intimações no prazo de 10 dias corridos das datas de seus envios, sob pena de que estas sejam consideradas como automaticamente realizadas no término do prazo, conforme disciplinado no § 3º, do art. 5º da Lei 11.419/2006, o que ocasionaria o início do prazo processual para apresentação de eventual defesa ou recurso. Eventual inercia no tratamento e encaminhamento ao escritório responsável poderá causar a preclusão de prazos.
Abaixo, seguem informações do TJRJ e do TJDFT em relação ao cadastramento das empresas para recebimento de citações/intimações na forma eletrônica:
TJRJ – Tribunal de Justiça do Rio de Janeiro:
Nos links abaixo pode ser realizado o cadastro da pessoa jurídica, sendo necessário preencher CNPJ, razão social, e-mail, endereço, dados do representante que ficará vinculado no sistema, assim como o envio de documentos de representação da pessoa jurídica.
1. Link de Cadastro: https://www3.tjrj.jus.br/SISTCADPJ/faces/index.jsp;
2. Manual para Cadastro: http://www.tjrj.jus.br/documents/10136/3372603/cadastro-pessoa-juridica.pdf;
3. Manuais sobre a utilização do sistema: http://portaltj.tjrj.jus.br/web/guest/intrav2/manuais/manuais/manuais-e-videos-do-processo-eletronico/portal-de-servicos
TJDFT – Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios:
Toda a documentação deverá ser encaminhada para o e-mail cadastro.empresa@tjdft.jus.br. O cadastro é regulamentado pela Portaria GC 160, de 11 de outubro de 2017, alterada pela Portaria GC 140, de 17 de setembro de 2018, considerando o disposto nos §§ 1º e 2º, do art. 246, da Lei 13.105/2015, bem como o contido no PA 18613/2016. As pessoas jurídicas interessadas em aderir ao sistema PJe deverão realizar o download do Termo de Adesão e do Formulário de Acesso ao PJe e fornecer os seguintes dados e documentos:
1. Atos constitutivos da sociedade, com a documentação comprobatória (cópias autenticadas);
2. Nome, Registro Geral – RG e Cadastro de Pessoas Físicas – CPF do gestor, do gestor assistente e dos usuários assistentes, em quantidade que atenda às necessidades da empresa.
3. Procuração específica para o Gestor, Gestor Assistente e Usuários assistentes.
4. Termo de Adesão em anexo (com firma reconhecida);
5. Link com informações: https://www.tjdft.jus.br/pje/cadastro-empresas-pje
O BNZ está à disposição para dirimir eventuais dúvidas e/ou auxiliar no cadastro, caso seja necessário.
Por: Igor Pereira - Controladoria Jurídica